È normale scrivere l'intero corpo di un'e-mail senza difficoltà, ma non sapere cosa dire per chiuderla. Trovare un modo chiaro e conciso per chiudere un'e-mail può essere frustrante, ma non impossibile. Tutto quello che devi fare è aggiungere un breve riassunto dei punti trattati, utilizzare una chiusura amichevole e salutare con la parola o la frase corretta.
passi
Metodo 1 di 3: terminare un'e-mail formale
Passaggio 1. Riformula il tuo obiettivo
Questa procedura non è necessaria per brevi e-mail o risposte rapide alla domanda di qualcuno. Se hai scritto una lunga e-mail o hai a che fare con più problemi o preoccupazioni, è importante aggiungere una breve frase per riassumere le informazioni o le richieste che hai affrontato.
Se stai facendo domanda per un lavoro e hai incluso informazioni sulle tue qualifiche ed esperienza, puoi riassumere il tuo obiettivo scrivendo qualcosa come "basato sul mio background ed esperienza, credo che sarei un candidato eccellente per questa posizione"
Passaggio 2. Aggiungi una frase conclusiva
Completa la tua email con un'espressione di gratitudine o una richiesta di contatto. Se ti stai mettendo in contatto con qualcun altro, puoi scrivere "grazie per il tuo tempo" o "non vedo l'ora di incontrarci". Se stai rispondendo a qualcuno, puoi concludere con "se hai ulteriori domande, non esitare a contattarmi".
Il tipo di chiusura che dovresti usare dipenderà dall'oggetto della tua email. Ricorda solo di essere il più conciso ed educato possibile
Passaggio 3. Scegli il tuo addio
Gli addii sono sempre attesi alla fine di un'e-mail formale, quindi scegline una che sia educata e rispettosa. Puoi usare addii come "Cordiali saluti", "Cordiali saluti", "Grato" o "Cordiali saluti".
- Evita di usare abbreviazioni. È meglio scrivere le parole per intero in un addio formale.
- Evita chiusure troppo intime. Gli addii come "con amore" sono troppo personali per un'e-mail formale.
Passaggio 4. Inserisci il tuo nome completo
Per completare un'e-mail formale, devi scrivere il tuo nome e cognome. È importante aggiungere il tuo cognome in modo che il destinatario possa identificarti, dopotutto non sai quante persone si chiamano João o Laís che conosce.
Metodo 2 di 3: terminare un'e-mail informale
Passaggio 1. Fornire un motivo per terminare l'e-mail
Si prega di terminare la tua email con un breve commento prima di salutare. Sii amichevole e non includere troppi dettagli. Una frase come "Comunque, ho bisogno di studiare!" è un commento di chiusura soddisfacente per un'e-mail informale.
Passaggio 2. Mantieni aperta la linea di comunicazione
Aggiungi una breve dichiarazione per informare il destinatario che desideri ricevere una risposta. Scrivere "Fammi sapere se hai bisogno di qualcos'altro" o "Non vedo l'ora di sentirti" è amichevole e informale.
Passaggio 3. Saluta
Puoi essere molto più disinvolto nel dire addio in un'e-mail informale. A seconda del destinatario, puoi salutare nei seguenti modi:
- Con amore;
- Abbracci;
- Ci vediamo dopo;
- Affettuosamente;
- Arrivederci.
Passaggio 4. Firma con il tuo nome
In un'e-mail informale, non è necessario firmare il tuo nome completo, poiché il destinatario probabilmente saprà chi sei. Usa solo il tuo nome.
Se stai scrivendo per qualcuno più intimo, puoi anche firmare con il tuo nickname
Metodo 3 di 3: utilizzo di un blocco firma
Passaggio 1. Decidi se è necessario un abbonamento
Un blocco della firma include dettagli come il tuo titolo/posizione, le tue informazioni di contatto e le informazioni per l'azienda o l'organizzazione per cui lavori. Non dovrai preoccuparti di queste informazioni se invii un'e-mail informale o personale. In questi casi, basta firmare con il proprio nome.
- In alcuni casi, l'azienda o l'organizzazione per cui lavori potrebbe richiedere un abbonamento contenente determinate informazioni come definito da loro. Contatta la tua azienda per scoprire se dispone di un blocco delle firme standardizzato per i dipendenti.
- Se non forniscono un blocco della firma predefinito, puoi copiare il blocco di un collega e sostituire le sue informazioni con le tue.
Passaggio 2. Aggiungi le tue informazioni
Il blocco della firma dovrebbe includere alcune informazioni di base. Come minimo, deve presentare il suo nome e cognome, il suo titolo/posizione, il suo numero di telefono e il suo indirizzo e-mail. Puoi anche scegliere di includere il logo, il sito Web e i collegamenti della tua azienda o organizzazione sui social media come LinkedIn, YouTube e Facebook.
- Se l'azienda o l'organizzazione per cui lavori non ha un formato di abbonamento standard, segui questa sequenza: inizia con il tuo nome e aggiungi il tuo titolo/posizione nella riga successiva. Quindi aggiungi la tua e-mail e il numero di telefono e infine inserisci le informazioni sulla tua azienda.
- Cerca di mantenere il tuo abbonamento breve e semplice. Usa solo tre o quattro righe di testo. Aggiungi un logo invece di digitare il nome della tua azienda e usa le icone dei social media invece di digitare i link.
- Evita di fornire troppe informazioni relative ai social media. Fornisci solo collegamenti dai media dell'azienda per cui lavori ed evita di includere collegamenti personali se non espressamente richiesto.
Passaggio 3. Salva il tuo abbonamento per un uso futuro
La maggior parte dei servizi di posta elettronica, inclusi Gmail e Outlook, ti consente di salvare la tua firma in modo da poterla aggiungere alle tue e-mail con un solo clic. Controlla le tue impostazioni e-mail per salvare la tua firma.