3 modi per scrivere un'e-mail di invito alla riunione

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3 modi per scrivere un'e-mail di invito alla riunione
3 modi per scrivere un'e-mail di invito alla riunione

Video: 3 modi per scrivere un'e-mail di invito alla riunione

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Anonim

Per organizzare un incontro, dovrai comunicare i dettagli a tutti i partecipanti in modo chiaro e conciso. Devi dire quando si svolgerà l'incontro, dove sarà e quali questioni saranno trattate. Includere note se la riunione necessita di preparazione o materiale. Usa la tua normale e-mail o l'app Outlook, assicurati di includere tutti i dettagli più importanti in modo che gli ospiti sappiano cosa aspettarsi.

passi

Metodo 1 di 3: scrivere un buon argomento

Scrivi un'e-mail per un invito a una riunione Passaggio 1
Scrivi un'e-mail per un invito a una riunione Passaggio 1

Passaggio 1. Scrivi un argomento breve e molto pertinente con la data e l'argomento da trattare durante la riunione

L'inserimento di questi dettagli consente alle persone di sapere subito quando sarà la riunione e cosa verrà trattato, senza nemmeno dover aprire l'e-mail. Ad esempio, scrivi "Riunione del 12 agosto: nuove linee guida per i rapporti".

Avvertimento:

se non metti l'argomento della riunione, le persone probabilmente risponderanno chiedendo se sarà indirizzato al loro dipartimento o se è richiesta la partecipazione. Preferisco postare l'argomento!

Scrivi un'e-mail per un invito a una riunione Passaggio 2
Scrivi un'e-mail per un invito a una riunione Passaggio 2

Passaggio 2. Chiedi conferma della presenza nel soggetto

Se hai bisogno di sapere chi parteciperà alla riunione, chiedi alle persone di confermare che si uniranno subito all'oggetto dell'e-mail. In questo modo, sapranno che devono rispondere il più rapidamente possibile prima ancora di aprire l'e-mail. Puoi scrivere “venerdì 06/10 | Riunione delle risorse umane - si prega di confermare la partecipazione."

Oppure "Confermare la partecipazione: riunione delle risorse umane del 06/10"

Scrivi un'e-mail per un invito a una riunione Passaggio 3
Scrivi un'e-mail per un invito a una riunione Passaggio 3

Passaggio 3. Indicare se si tratta di una riunione di emergenza nella riga dell'oggetto dell'e-mail

Se il problema da affrontare è urgente o richiede un'azione rapida e la riunione deve essere tenuta immediatamente, inserisci questa urgenza nella riga dell'oggetto dell'e-mail. Ad esempio, potresti scrivere qualcosa come Riunione di emergenza | Lunedì 31/03: Sicurezza informatica”.

È importante ricordare che si tratta di un'emergenza e indicare di cosa si discuterà durante l'incontro

Scrivi un'e-mail per un invito a una riunione Passaggio 4
Scrivi un'e-mail per un invito a una riunione Passaggio 4

Passaggio 4. Indicare se è richiesta o suggerita la partecipazione

Se lavori per una grande azienda, alcuni dipendenti potrebbero non essere richiesti a tutte le riunioni. Indicare a quale dipartimento l'incontro sarà già pertinente sull'argomento o indicare se i destinatari devono partecipare o meno. Ad esempio, potresti inserire "Riunione obbligatoria Dip. Marketing 6/10".

Se l'incontro non è obbligatorio, puoi scrivere qualcosa del tipo: “L'incontro suggerito avrà luogo il 06/10. Il tema è tattiche di ricerca efficienti”

Scrivi un'e-mail per un invito a una riunione Passaggio 5
Scrivi un'e-mail per un invito a una riunione Passaggio 5

Passaggio 5. Scrivi le parole intere nell'oggetto in modo che nessuno si confonda

L'uso di abbreviazioni potrebbe sembrare una buona idea, ma non sono specifiche come intere parole e possono confondere le persone. Ad esempio, "Att" può essere "sinceramente" o "attenzione", a seconda della situazione.

Va bene utilizzare acronimi comuni come "RH", "CFO" o "Wed". (abbreviato mercoledì)

Metodo 2 di 3: Delineare il corpo dell'e-mail

Scrivi un'e-mail per un invito a una riunione Passaggio 6
Scrivi un'e-mail per un invito a una riunione Passaggio 6

Passaggio 1. Scrivi una breve introduzione amichevole e brevi commenti

Se lavori per una grande azienda e non conosci ancora tutti, presentati. È anche importante aggiungere in questa breve introduzione se le persone devono portare documenti o materiali alla riunione.

Fai un'introduzione più personale o pertinente al lavoro. Ad esempio "Ciao a tutti nel team! Sono eccitato per il lancio del nuovo spettacolo la prossima settimana!”

Consiglio:

pubblica un promemoria di ciò che le persone devono portare o delle cose che devono finire prima di andare alla riunione. Ad esempio, "Promemoria: porta con te quattro copie stampate del tuo elenco di contatti del fornitore aggiornato".

Scrivi un'e-mail per un invito a una riunione Passaggio 7
Scrivi un'e-mail per un invito a una riunione Passaggio 7

Passaggio 2. Immettere la data e l'ora della riunione su una riga separata in modo che sia evidenziata

Poiché queste informazioni sono essenziali affinché le persone possano partecipare all'incontro, è meglio renderle chiare e distaccate dal resto del testo. Distanzia due righe sia sopra che sotto e rendi il testo in grassetto.

  • Esempio: "6 ottobre, dalle 10:30 alle 11:45".
  • Se la riunione è online, informa il fuso orario in modo che le persone più lontane non perdano la riunione a causa di problemi di comunicazione. Metti "6 ottobre, dalle 10:30 alle 11:45 (ora orientale)."
Scrivi un'e-mail per un invito a una riunione Passaggio 8
Scrivi un'e-mail per un invito a una riunione Passaggio 8

Passaggio 3. Inserisci la posizione dopo la data e l'ora

Rendi il luogo ben visibile come la data e l'ora, soprattutto se la riunione si svolgerà in un luogo nuovo e difficile da trovare o se conosci che alcuni degli invitati non conoscono bene il luogo. Se la riunione è virtuale (che si tratti di un forum dal vivo o di una chat video), fornisci il collegamento al forum o al video per un facile accesso.

Quando spieghi dove si trova il luogo, assicurati che tutto sia dettagliato. Ad esempio: “Partecipate all'incontro nell'aula 592 dell'edificio Timaren (Av. Faria Lima, 3240). La camera 592 si trova al secondo livello dell'edificio. Prendi l'ascensore al piano terra e sali al 12° piano e poi usa l'ascensore nell'ala sud (alla tua sinistra) per andare al 59° piano.”

Scrivi un'e-mail per un invito a una riunione Passaggio 9
Scrivi un'e-mail per un invito a una riunione Passaggio 9

Passaggio 4. Indicare lo scopo della riunione

Fai sapere ai partecipanti qual è lo scopo della riunione. Stabilire un programma breve aiuta le persone a sapere cosa devono fare prima della giornata. Puoi semplicemente pubblicare l'argomento (come "Aggiornamento sulla sicurezza informatica") o pubblicare un programma come il seguente:

  • 10:30-10:45: Condivisione degli aggiornamenti del progetto.
  • 10:45-11:10: confronto e scelta di offerte valide.
  • 11:10-11:30: brainstorming e obiettivi di lancio.
Scrivi un'e-mail per un invito a una riunione Passaggio 10
Scrivi un'e-mail per un invito a una riunione Passaggio 10

Passaggio 5. Rivedere l'e-mail per correggere errori grammaticali o informazioni errate

Le cose più importanti sono la data, l'ora e il luogo dell'incontro. Devi assicurarti che queste informazioni siano corrette! Rivedi anche l'introduzione, il programma o altre sezioni per assicurarti di aver scritto tutto ciò di cui hai bisogno.

Leggi l'e-mail ad alta voce per assicurarti che le frasi siano facili da capire e brevi prima di inviarle

Metodo 3 di 3: utilizzo di Outlook o un'altra applicazione di calendario integrata

Scrivi un'e-mail per un invito a una riunione Passaggio 11
Scrivi un'e-mail per un invito a una riunione Passaggio 11

Passaggio 1. Fare clic su "Nuova riunione" nella scheda "home" in Outlook

Se la tua azienda utilizza un database di comunicazione con un calendario integrato, come Outlook, utilizza questo strumento per pianificare la riunione. Questo è spesso il modo migliore per entrare in contatto con le persone con cui lavori.

Se la tua azienda non utilizza Outlook o qualcosa del genere, usa l'e-mail fornita dall'azienda per inviare l'invito alla riunione

Scrivi un'e-mail per un invito a una riunione Passaggio 12
Scrivi un'e-mail per un invito a una riunione Passaggio 12

Passaggio 2. Scegliere la data e l'ora nella finestra "Assistente pianificazione"

Dopo aver creato una nuova riunione, la finestra del calendario si aprirà sullo schermo. Fare clic su "Assistente pianificazione" e selezionare la data e l'ora disponibili per la riunione.

Verifica che tutti i partecipanti siano disponibili in quel giorno e in quell'ora. A seconda dell'applicazione utilizzata dalla tua azienda, potresti dover regolare le impostazioni di visualizzazione in modo da poter vedere il programma di tutti (oltre al tuo)

Scrivi un'e-mail per un invito a una riunione Passaggio 13
Scrivi un'e-mail per un invito a una riunione Passaggio 13

Passaggio 3. Aggiungi i partecipanti digitando i loro nomi o utilizzando la rubrica

Fare clic sulla barra di testo per inserire i nomi manualmente o scorrere verso il basso la rubrica e selezionare i nomi da lì. Utilizza la funzione “Assistente alla pianificazione” per verificare la disponibilità di altre persone.

Se le persone non sono disponibili, i loro nomi verranno evidenziati. La procedura guidata mostrerà anche consigli sull'orario per adattarsi meglio agli orari dei partecipanti

Scrivi un'e-mail per un invito a una riunione Passaggio 14
Scrivi un'e-mail per un invito a una riunione Passaggio 14

Passaggio 4. Immettere l'ora di inizio e di fine della riunione

Assicurati che la data corrisponda a quella selezionata in precedenza e fai clic sul pulsante del calendario per apportare le modifiche necessarie. Utilizzare le frecce in basso a destra delle opzioni dell'ora e selezionare l'ora di inizio e di fine della riunione.

Mettere in fine il tempo è un modo per rispettare il tempo delle persone, perché le aiuta a sapere cosa aspettarsi e permette loro di pianificare come andranno alla riunione o organizzarsi in relazione al resto dei compiti che hanno quel giorno

Scrivi un'e-mail per un invito a una riunione Passaggio 15
Scrivi un'e-mail per un invito a una riunione Passaggio 15

Passaggio 5. Fare clic su "Appuntamenti" nella scheda "Riunione" nella parte superiore dello schermo

Quando fai clic, verrai riportato alla schermata degli appuntamenti generali e potrai vedere la riunione appena prenotata. Includi qui l'oggetto, il luogo e altre note.

Se non vedi la tua riunione sullo schermo, torna indietro e ripeti la procedura

Scrivi un'e-mail per un invito a una riunione Passaggio 16
Scrivi un'e-mail per un invito a una riunione Passaggio 16

Passaggio 6. Sii specifico nell'oggetto, nella posizione e in altre informazioni pertinenti

Fai sapere ai partecipanti di cosa tratta la riunione in poche parole (ad esempio, "Test per il prodotto in arrivo"). Spiega bene anche dove si trova il posto e dai istruzioni su come arrivarci se non è un posto normale o è difficile da trovare. Aggiungi note pertinenti (ad esempio ciò che le persone devono portare).

  • Inserisci l'indirizzo della posizione anche se ritieni che gli ospiti sappiano già dove si trova.
  • Fai clic su "Invia" quando hai finito.

Consiglio:

evita di inserire argomenti troppo vaghi, come il "brainstorming", perché ciò non consente alle persone di sapere con certezza qual è lo scopo dell'incontro. Preferisci cose come "brainstorming dei fornitori per il nuovo prodotto"

Suggerimenti

  • Rivedi l'e-mail o l'invito e lascialo il più breve e diretto possibile.
  • Usa un linguaggio professionale e amichevole.
  • Una volta che hai finito di compilare tutto, torna indietro e rivedi l'elenco dei destinatari per assicurarti che tutti coloro che devono essere invitati siano presenti.
  • Inserisci gli indirizzi nella riga "ccn:" se desideri che non vengano visualizzati a tutti i destinatari.

Avvisi

  • Non inviare l'invito o l'e-mail senza data, ora e luogo per non frustrare le persone o ricevere una marea di risposte che chiedono queste informazioni.
  • Non scrivere tutto in maiuscolo, poiché è considerato l'equivalente di urlare ed è poco professionale.

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