3 modi per essere una segretaria efficiente e organizzata

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3 modi per essere una segretaria efficiente e organizzata
3 modi per essere una segretaria efficiente e organizzata

Video: 3 modi per essere una segretaria efficiente e organizzata

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Anonim

Per essere un bravo segretario, devi essere sempre pronto a risolvere qualcosa, oltre ad essere efficiente e organizzato. La persona che assume questo ruolo, che richiede molta fiducia, è una parte indispensabile della squadra, ma ciò non le libera dal dover saper comunicare molto bene. Migliorare sempre di più le proprie capacità è il modo per avere un lavoro interessante, stabile e piacevole.

passi

Metodo 1 di 3: assumere una posizione professionale

Sii una segretaria efficiente e organizzata Fase 1
Sii una segretaria efficiente e organizzata Fase 1

Passaggio 1. Arriva sempre in tempo

Cerca di arrivare un po' prima del solito per organizzare l'ufficio e prepararti per le riunioni della giornata e altri appuntamenti. Approfitta del tempo in cui l'ambiente è più vuoto e silenzioso per leggere le email e seguire l'andamento di altre attività importanti.

Cerca di annotare quanto tempo ci vuole per arrivare al lavoro ogni giorno e adatta la tua routine di conseguenza. Concediti un margine di 15 o 20 minuti in anticipo per non correre il rischio di essere in ritardo a causa di un imprevisto. Se stai andando da qualche parte per la prima volta, fai prima un giro di prova per avere un'idea di quanto tempo ci vorrà per arrivarci

Sii una segretaria efficiente e organizzata Fase 2
Sii una segretaria efficiente e organizzata Fase 2

Passaggio 2. Organizza le idee

Riposati molto per rendere la tua mente calma e rilassata. In questo modo puoi organizzare le idee in modo più chiaro. Prendi un caffè o un tè la mattina presto o quando senti il bisogno di rinfrescare la mente. Quando possibile, prenditi una pausa e lascia la scrivania in ordine e pulita.

Ogni 52 minuti di lavoro, è consigliabile fare una pausa di 17 minuti. Gli studi dimostrano che questo lavoro e il tempo di riposo aumentano ancora di più la produttività. Durante la pausa, alzati e allungati o fai alcuni semplici esercizi. Cogli anche l'occasione per chiacchierare un po' con i tuoi colleghi o semplicemente per fare una passeggiata in ufficio e bere un po' d'acqua

Sii una segretaria efficiente e organizzata Fase 3
Sii una segretaria efficiente e organizzata Fase 3

Passaggio 3. Sii sempre consapevole del programma

Uno degli obblighi più importanti di chi opera nel ruolo di segretaria è conoscere gli orari del capo, di altri importanti dipendenti dell'azienda e dei compiti che deve svolgere. Tieni sempre d'occhio il tuo programma per evitare errori come la pianificazione di due riunioni diverse per lo stesso tempo.

Lascia l'agenda, fisica o virtuale, sempre aperta. Quando qualcuno ti fa una domanda sugli appuntamenti del tuo capo o cerca di fissare un appuntamento, avrai già le informazioni a portata di mano

Sii una segretaria efficiente e organizzata Passaggio 4
Sii una segretaria efficiente e organizzata Passaggio 4

Passaggio 4. Preparati per le riunioni

Porta tutto il materiale necessario, come agenda, laptop e appunti delle precedenti conferenze. Prima di iniziare la riunione, chiedi al tuo superiore se hai bisogno di fare qualcosa, come consegnare alcuni documenti ai partecipanti o essere responsabile del computer per consegnare una presentazione.

La sera prima o qualche ora prima, invia l'ambito della riunione, i verbali degli appuntamenti passati o qualsiasi altro materiale rilevante per i partecipanti

Sii una segretaria efficiente e organizzata Passaggio 5
Sii una segretaria efficiente e organizzata Passaggio 5

Passaggio 5. Impara la stenografia

La richiesta di informazioni di registrazione è solitamente grande per coloro che lavorano nella posizione di segretario. Segui un corso di stenografia per imparare a scrivere più velocemente.

Se non sei abituato a prendere appunti a mano, puoi imparare a digitare più velocemente. Provalo mettendo un cronometro di un minuto per ogni dispositivo che usi e prova a digitare velocemente sul tuo telefono, tablet e computer. Quindi fai un conteggio per vedere quante parole puoi digitare su ciascuno dei dispositivi. Usa quello che ottiene le prestazioni migliori più spesso

Metodo 2 di 3: Migliorare le tecniche organizzative

Sii un segretario efficiente e organizzato Passaggio 6
Sii un segretario efficiente e organizzato Passaggio 6

Passaggio 1. Utilizzare calendari e calendari

Tieni a portata di mano la tua agenda, il calendario e il taccuino e aggiorna le informazioni secondo necessità.

  • Preferisci lavorare con carta e penna? Tieni un blocco e una penna da tenere in tasca o in borsa in modo da poterli portare sempre con te. Quando prendi nota dell'elenco delle cose da fare che puoi portare a termine, cancella l'attività dall'elenco.
  • Va bene se preferisci le risorse digitali. Usa il tuo calendario mobile per pianificare riunioni e appuntamenti e imposta l'avviso per ricevere notifiche e promemoria. Applicazioni come Wunderlist e Todoist aiutano molto.
Sii una segretaria efficiente e organizzata Passaggio 7
Sii una segretaria efficiente e organizzata Passaggio 7

Passaggio 2. Sincronizzare le informazioni

Per mantenere le note, le attività e gli appuntamenti sempre aggiornati, è importante sincronizzare le informazioni su tutti i dispositivi. Attualmente, qualsiasi app moderna offre questa funzionalità.

  • Condividi attività e documenti con altri dipendenti e il tuo capo. Basecamp e Trello sono app che possono essere utilizzate da più persone all'interno di un team.
  • Invia documenti e fogli di lavoro tramite Google Docs o condividi app come Dropbox e Hightail.
Sii un segretario efficiente e organizzato Passaggio 8
Sii un segretario efficiente e organizzato Passaggio 8

Passaggio 3. Creare un sistema di colori

Le tue note e i tuoi documenti saranno più facili da capire se puoi organizzarli per colore. Imposta un colore per ogni progetto, giorno, dipendente o qualsiasi altro tipo di divisione che potrebbe semplificarti il lavoro. Utilizza i marcatori di testo o le schede colorate per trovare le informazioni più rapidamente.

Molte app mobili e di posta elettronica offrono questo tipo di funzionalità per suddividere le attività in base al colore

Sii una segretaria efficiente e organizzata Fase 9
Sii una segretaria efficiente e organizzata Fase 9

Passaggio 4. Cancella la tua casella di posta elettronica

Mantieni la tua casella di posta ottimizzata, rimuovendo tutti i messaggi non necessari e lasciando solo quelli più importanti. Puoi anche contrassegnare un messaggio come non letto o mettere un'icona di follow-up accanto ad esso. Puoi inserire le email meno importanti nelle cartelle ed eliminare quelle non necessarie.

Prova a creare cartelle organizzate per anno, trimestre o mese. Oppure dividere per progetto, tipologia o dipendente. Prova a rispondere, eliminare o raccogliere informazioni importanti subito dopo averle ricevute per evitare di finire con messaggi irrilevanti nella tua casella di posta o finire per dimenticare di rispondere. Imposta alcune attività per la tua organizzazione: impostare la destinazione di ogni messaggio entro la fine della giornata è una di quelle attività

Sii una segretaria efficiente e organizzata Passaggio 10
Sii una segretaria efficiente e organizzata Passaggio 10

Passaggio 5. Sii coerente

Conserva i materiali dello stesso tipo al loro posto e metti da parte quaderni e cartelle per progetti specifici. Tieni un blocco note e una penna sul telefono per prendere appunti veloci ed evitare di scrivere su fogli sciolti e facilmente smarribili. Annota le informazioni sulla riunione in un luogo separato in modo da non correre il rischio di mischiare i dati con quelli meno importanti.

Sii un segretario efficiente e organizzato Passo 11
Sii un segretario efficiente e organizzato Passo 11

Passaggio 6. Risparmia carta e tempo

Evita di stampare documenti non necessari. Ciò che è possibile utilizzare solo digitalmente, scegli questo metodo. Salva o scansiona i record importanti in modo da non sprecare tempo e materiale. Uno dei vantaggi di avere documenti salvati in file digitali è che l'accesso ad essi sarà sempre a portata di clic e non rischi di perderli.

Sii una segretaria efficiente e organizzata Fase 12
Sii una segretaria efficiente e organizzata Fase 12

Passaggio 7. Mantieni l'inventario del materiale sempre aggiornato

Attenzione a non perdere materiali di base come quaderni, penne, buste, cartelline e punti metallici. Se non sei responsabile dell'acquisto di questi articoli, fornisci un elenco ad Acquisti. Non esaurire le scorte per ordinare una nuova spedizione. È possibile ottenere un buon sconto se si acquistano i prodotti in grandi quantità.

Mantieni i materiali organizzati sulla tua scrivania. Usa scatole di file, cartelle, vassoi e altri organizzatori

Metodo 3 di 3: comunicare in modo efficace

Sii un segretario efficiente e organizzato Passo 13
Sii un segretario efficiente e organizzato Passo 13

Passaggio 1. Mantieni uno schema di risposte

Un modo semplice per risparmiare tempo ed energia è avere alcuni file con risposte standard e comunemente usate. A seconda della domanda, puoi già rispondere con una risposta pronta, via e-mail o per telefono.

Sii un segretario efficiente e organizzato Passo 14
Sii un segretario efficiente e organizzato Passo 14

Passaggio 2. Sii meticoloso

Annota tutte le informazioni importanti sul tuo cellulare o sul tuo calendario, che si tratti di una telefonata, di un'e-mail in arrivo o dell'argomento trattato in una riunione. Organizza queste note in cartelle o file digitali a cui fare riferimento ogni volta che hai una domanda o ti viene posta una domanda e non riesci a ricordare subito.

Sii un segretario efficiente e organizzato Passaggio 15
Sii un segretario efficiente e organizzato Passaggio 15

Passaggio 3. Sii efficiente e amichevole al telefono

Crea un saluto gentile ed esplicativo quando rispondi a una chiamata. Tieni a portata di mano un elenco di interni di altre persone e reparti e cerca di memorizzare i più importanti per rispondere rapidamente alle chiamate.

Scopri quali funzionalità offre il tuo telefono, come inoltrare la chiamata direttamente alla cassetta postale di un dipendente o aggiungere la persona a una chiamata in conferenza. Conoscere queste procedure ti aiuterà a essere più efficiente ed evitare difficoltà tecniche

Sii una segretaria efficiente e organizzata Passo 16
Sii una segretaria efficiente e organizzata Passo 16

Passaggio 4. Avere una buona padronanza del portoghese

La tua scrittura deve essere impeccabile, senza errori di ortografia, grammatica e punteggiatura. Prima di inviare un'e-mail o distribuire un promemoria, rivedilo per vedere se il testo è corretto. Non vorrai mandare un'e-mail al capo piena di errori grotteschi, vero?

La maggior parte degli editor di testo e delle applicazioni di posta elettronica offre la funzione di revisione. Ci sono anche alcune estensioni che puoi aggiungere al tuo browser che correggono errori di battitura nel testo su siti web e piattaforme di social media. Pensa ad avere una di queste estensioni, soprattutto se è tua responsabilità pubblicare sulle reti o sul sito web dell'azienda

Sii un segretario efficiente e organizzato Passaggio 17
Sii un segretario efficiente e organizzato Passaggio 17

Passaggio 5. Sii breve ed educato nelle e-mail e nei messaggi vocali

Spiega lo scopo della chiamata o dell'e-mail, cercando di essere il più conciso e obiettivo possibile. Non dimenticare di fornire il tuo nome e l'azienda per cui lavori. Se possibile, lascia alcune informazioni di contatto oltre a quelle che usi per comunicare.

Sii una segretaria efficiente e organizzata Passo 18
Sii una segretaria efficiente e organizzata Passo 18

Passaggio 6. Conferma gli orari degli appuntamenti

Conferma via e-mail o telefonicamente le riunioni del tuo capo e altre attività importanti il giorno prima o poche ore prima. È importante assicurarsi sia con lui che con la persona che incontrerà o incontrerà. Contatta chiunque non abbia risposto a una richiesta inviando una breve e educata e-mail o facendo una telefonata cortese.

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